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客服刘老师：
依据《哈尔滨工业大学赞助研讨生出国交流管理方法》（研院发[2019]55号）（附件1）的有关规则，现将2021年申请国际会议赞助（第一批）相关事宜通知如下：
一、赞助范围
此次申请对象仅为线上参与2021年8月-10月期间召开的国际会议的博士研讨生。
二、赞助请求及条件
1.申请人应为我校全日制在读研讨生（定向生、留学生及处于休学状态的非定向生不在赞助范围）。其中，申请人系在读硕士研讨生的，应已取得我校引荐攻博或硕博连读资历，参与的国际会议系所在学科范畴顶级学术会议，并需所在学院（部）对会议程度停止认定。
2.申请人参与的国际会议必需是国际权威学术组织召开的高程度序列学术会议。
3.约请函或会议通知中需注明申请人的参会方式，应表现线上参会并作口头报告等信息。
4.论文全文或大摘要被会议录用，且为论文第一作者，导师应为论文作者之一；或为论文第二作者，导师/副导师应为论文第一作者。论文第一作者及通讯作者的署名单位均应为哈尔滨工业大学。
5.申请人应在参会前提交赞助申请；召开会议时，申请人尚未毕业离校。
6.每位研讨生在读期间只赞助一次。
7.每年最多赞助每位博士生导师的2名博士生参与国际会议。
8.与研讨生国外访学研修方案、优秀博士生国际交流方案不反复赞助。
三、赞助方式、内容及规范
1.赞助方式及内容
赞助方式为学校和导师共同赞助，详细如下：
学校赞助会议注册费并设最高限额，未超限额者实报实销；超越限额者，按最高限额执行，超额局部由导师赞助。
2.赞助规范：5000元钱
四、申请方式
申请人需经过“哈尔滨工业大学研讨生教育综合管理系统”（http://yjsgl.hit.edu.cn/common/login）提交出国参与国际会议赞助申请（填写会议信息、上传电子版资料），不需提交纸版申请资料。详细系统流程如下：
学生提交申请——导师审批——院（部）教学秘书审批——院（部）主管指导审批——研讨生院审批。系统运用阐明详见附件2。
五、需提交的电子版资料
在系统中提交申请时，需上传打包紧缩的电子版资料，紧缩包命名方式为“学号-姓名”。需上传的资料如下：
1.参会约请信
若尚未取得参会约请信，可先提交论文录用通知或参会/论文录用邮件截图，并于取得正式约请信后补交，电子版发至邮箱：hitgs_csc@hit.edu.cn，邮件称号为“补交国际会议约请信-学号-姓名”。
2.论文全文或大摘要
六、时间布置
1.学生提交申请：9月5日前，学生登录研讨生管理系统提交国际会议赞助申请；导师登录研讨生管理系统停止审批。
留意：学生在完成网上申请后，请联络导师登录系统停止审核。
2.各院（部）审批/向研讨生院提交汇总表：9月6日下班前，各院（部）（附件3）教学秘书、主管指导登录研讨生系统审批学生申请。
七、留意事项
1.未能在本通知请求的时间内申请国际会议赞助的同窗，也可在会议召开前登录研讨生管理系统补申请，申请流程及请求参考依照本通知内容，详细可咨询研讨生院相关担任人。
2.假如申请人提交的申请资料为大摘要而非论文全文，需在参会后、报销前提交参会总结的同时补交论文全文，否则将不予办理报销手续。
3.取得赞助学生参会后需在规则时间内到师生效劳中心研讨生院窗口办理报销审核手续。未在研讨生院办理报销审核、而是由导师、所在课题组等经费先行报销的，研讨生院不为其办理调账手续。
联络人：刘杨（明德楼师生效劳中心18号窗口）
电 话：86214753
Email: yliu423@hit.edu.cn
1.《哈尔滨工业大学赞助研讨生出国交流管理方法》
2.研讨生管理系统国际会议赞助申请功用运用阐明
3.各院（部）教学秘书教师联络方式
研究生院
2021年7月28日
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